HR-Administration 2.0 / Digitale Personalakte bei AENEAS

Die AENEAS Group erweitert das papierlose Büro um die Digitale Personalakte für alle Mitarbeiter.

Seit Beginn ist die digitale Ausrichtung der AENEAS Group beschlossene Sache: mit dem großen Ziel des papierlosen Büros wird nun eine weitere, große Lücke in der Personaladministration geschlossen. Alle Mitarbeiterdaten werden bei AENEAS digital verarbeitet und es wird final die Digitale Personalakte eingeführt.

„Fast alle Mitarbeiter von AENEAS, vor allem unsere Projektmitarbeiter im Kundeneinsatz, reichen seit vielen Jahren ihre Urlaubsanträge, Bescheinigungen und weitere Dokumente komfortabel per E-Mail ein. Wir haben jetzt mit der Software DOCUWARE eine Möglichkeit gefunden, diese den rechtlichen Anforderungen entsprechend direkt in der zuvor erstellten Digitalen Personalakte abzulegen. Der papierseitige Aufwand wird auf ein Minimum reduziert“ leitet Alexander Falkenberg ein. Als einer der drei Managing Partner von AENEAS kennt er mit seiner Erfahrung als Personalverantwortlicher die Herausforderungen in der Personaladministration. „Selbstverständlich werden wir auch den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten und der Revisionssicherheit gerecht. Positiver Nebeneffekt ist, dass meterlange Schränke mit Personalakten oder gar gesicherte Kellerräume zur Aufbewahrung damit der Vergangenheit angehören“, so Falkenberg weiter.

Stephan Schmitt (Managing Partner) beschreibt darüber hinaus den zeitlichen Ausblick folgendermaßen: „Wir sind guter Dinge und überzeugt, dass sich dieses Investment schnell auszahlen wird. Ich glaube gerade die langfristigen Wirkungsweisen und Vorteile der Digitalen Personalakte werden noch unterschätzt – gerade deshalb setzen wir schon heute auf zeitgemäßes Arbeiten, um zukünftig dem Wettbewerb weiter voraus zu sein. Und nicht zu vergessen: Ganz nebenbei schonen wir damit auch natürliche Ressourcen mit jedem nicht mehr benötigten Ausdruck“.

Somit ist ein weiterer Meilenstein im digitalen Arbeiten bei AENEAS erreicht und soll weiter ausgebaut werden. Weitere Projekten sind geplant und die ersten Projektmitarbeiter geben bereits positives Feedback. Wunsch für die Zukunft ist laut Schmitt: „[das] Vertragswesen zu digitalisieren und z.B. Kundenverträge mit einer digitalen Unterschrift rechtskräftig in Sekunden abschließen zu können“. Das werde allen beteiligten Partnern, so der hoffnungsvolle Ausblick von Schmitt, viel Zeit, Logistik und auch Papier ersparen.